Le 25 mai 2018, le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) va prendre effet. Il s’appliquera à toutes les entreprises et organisations qui ont accès aux données personnelles de personnes vivant au sein de l’Union Européenne. Cela inclut donc Just Eat et vous, nos partenaires restaurateurs.

Que devez-vous savoir sur le RGPD ?

Comme vous le savez, votre restaurant collecte tous les jours de nombreuses informations personnelles sur les clients : noms, adresses et numéros de téléphone. C’est pourquoi cette nouvelle législation s’appliquera à votre restaurant ainsi qu’à Just Eat.

Il est important de comprendre les exigences légales de base ainsi que vos responsabilités lorsque vous avez affaire à des données personnelles reçues par Just Eat. Nous sommes là pour vous aider, afin d’éviter de faire de petites erreurs qui pourraient potentiellement être hors du cadre légal et très coûteuses.

Malheureusement, en cas de fuites de données personnelles lorsque le RGPD sera passé, vous pourriez être condamné à une amende allant jusqu’à 4% de votre chiffre d’affaires annuel.

A quel type de données personnelles ai-je accès ?

On entend par données personnelles toutes les informations concernant un individu. Lors de chaque commande sur Just Eat, vous recevez et utilisez les informations personnelles suivantes de la part de vos consommateurs :

– Nom
– Adresse
– Numéro de téléphone
– Détails de la commande
– Régime alimentaire spécifique : exigences dues aux conditions de santé, aux préférences alimentaires etc.

Il est important que vous soyez sûr d’être en accord avec ce nouveau règlement à chaque fois que vous recevez et traitez une commande sur Just Eat. C’est dans notre intérêt commun de bien agir et d’être transparent avec nos consommateurs. C’est pourquoi nous avons la volonté de vous aider, en partageant avec vous les meilleures pratiques concernant l’usage des données personnelles.

Qu’est-ce que je peux faire pour être prêt pour ce changement ?

S’informer, afin de comprendre ce que vous devez et ne devez pas faire avec les données personnelles des consommateurs.
Briefer les membres de votre équipe pour être sûr qu’ils comprennent aussi comment gérer les données clients et ce qu’ils peuvent en faire (voir le détail dans la liste ci-dessous).
Toujours respecter les règles de cette nouvelle loi et ne pas utiliser à mauvais escient les données des consommateurs.

Voici un petit guide pour vous aider :

– Coordonnées des clients
Ne contactez jamais les clients pour des raisons personnelles. Vous, votre équipe et vos livreurs devaient uniquement contacter les clients afin de mener à bien la livraison et pour aucune autre raison.

N’envoyez jamais de SMS ou de messages aux clients sur les réseaux sociaux. C’est une violation de la vie privée qui est prise très au sérieux. Si vous avez connaissance d’un contact non autorisé avec un client, pensez à en informer l’équipe compliance de Just Eat à l’adresse suivante :

Just Eat Holdings Limited – Privacy team
Fleet Place House, 2 Fleet Place London EC4M 7RF
UK

– Reçus et tickets
Lorsque la livraison est finalisée, faites bien attention à détruire tous les reçus et tickets Just Eat contenants les informations personnelles des clients. Si vous avez besoin de les conserver pour une quelconque raison, gardez les dans un endroit sécurisé jusqu’à ce que vous soyez prêt à les détruire.

Ne vous débarrassez jamais de vos tickets dans vos poubelles classiques ou dans les poubelles publiques. Si les données personnelles de l’un de vos clients tombent entre de mauvaises mains, cela peut entraîner une plainte contre vous et Just Eat, une potentielle amende et une mauvaise publicité pour votre restaurant.

– Coursiers et équipe de livraison
C’est votre responsabilité de vous assurer que vos livreurs comprennent comment utiliser les données personnelles des clients de manière sécurisée, responsable et transparente. Assurez vous que la bonne commande aille au bon livreur et qu’elle ne contienne pas les données d’un autre client.

Ne supposez jamais que vos livreurs savent parfaitement comment bien utiliser les données personnelles des clients. Il est important que vous partagiez avec eux les informations de cet article et que vous entriez en contact avec Just Eat si vous avez besoin de la moindre explication. Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : serviceclients@just-eat.fr

– Messages promotionnels
Vos clients ont le droit au respect de leur vie privée. N’envoyez pas de messages promotionnels aux clients Just Eat, que cela soit par SMS, appel téléphonique ou email. C’est une atteinte au contrat que vous avez avec Just Eat et c’est aussi une atteinte à la loi qui risque de vous exposer à d’importantes pénalités financières.

Le service client Just Eat s’occupe de mettre en relation les clients avec vous, s’ils en ont besoin ; tandis que l’équipe marketing Just Eat fait en sorte que les clients continuent de commander chez vous.

– Partage et sécurité
Conservez toujours tout document Just Eat contenant des données personnelles clients de manière sécurisé. Si vous avez besoin de conserver des reçus, gardez les dans un endroit sécurisé jusqu’à ce que vous soyez prêt à les détruire en toute sécurité.

Que se passe-t-il si ces règles ne sont pas suivies ?

Si vous, votre équipe ou vos livreurs portaient atteinte à ces nouvelles règles concernant la protection des données, il pourrait y avoir de sérieuses conséquences pour vous et Just Eat.
Par exemple :
– Ne pas utiliser les données personnelles de vos clients comme indiqué dans cet article pourrait amener Just Eat à récupérer tous les coûts qui résultent de vos actions allant à l’encontre des règles de protection des données, spécifiées dans l’Accord Restaurant.
– Des poursuites et amendes contre vous de la part de l’Autorité de Protection des Données.
– Les clients pourraient porter plainte pour mauvais usage de leurs données et ainsi recevoir une compensation financière.
– Votre restaurant pourrait voir son image dégradée par la presse ou les réseaux sociaux.
– Just Eat pourrait temporairement mettre votre restaurant hors ligne ou mettre fin au contrat.

Ayez le bon réflexe !

Ce nouveau règlement (RGPD) est complexe mais le respecter est relativement simple si vous suivez nos indications. La plupart des choses que vous avez à faire (et elles constituent vos responsabilités) sont spécifiées dans votre contrat. Nous vous conseillons de prendre le temps de vous familiariser avec ces règles, pour vous assurer que votre restaurant a la bonne méthode concernant l’usage des données personnelles clients.

Une question ?
N’hésitez pas à appeler notre Hotline au 09.86.86.11.11
Plus d’informations sur le RGPD : ici